Beskrivning av handlingars offentlighet
Enligt § 28 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (906/2019) ska enheten för informationshantering upprätthålla en beskrivning av sina datalager och ärenderegister. Beskrivningens ändamål är att förverkliga offentlighetslagen. Beskrivningen omnämns i beskrivning av handlingarnas offentlighet.
Beskrivning av handlingarnas offentlighet är ett sätt att hjälpa medborgare individualisera sina begäran rätt om att få ta del av innehållet i en handling. Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser (lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), 13 §). Myndigheten ska bistå den som begär en handling vid individualiseringen av den.
Vörå kommuns informationshantering och ärenderegister
Vörå kommuns informationshantering och ärenderegister är en logisk helhet som innehåller metadata, alltså information, om de ärenden och den information som hanteras. Ärenderegistret är ett register över inledda ärenden och deras behandlingsskeden och handlingar som hänför sig till dem. Uppgifter som hör till ärenderegistret finns i Vörå kommuns ärendehanteringssystem, kommunens övriga IT-system och register samt i form av pappershandlingar.
Informationsbegäran om offentliga handlingar
Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har alla rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar.
Beroende på dokument- och informationstyp kan uppgifterna lämnas ut antingen elektroniskt, per telefon, i pappersformat eller så kan man bekanta sig med handlingarna på plats.
En begäran om information som gäller Vörå kommuns handlingar ska individualiseras tillräckligt noggrant så att det framgår vilken eller vilka handlingar den avser. Möjliga sökkriterier är namn på ett ärende, ett projekt, ett företag, en organisation eller en person, ärende-/diarienummer samt tidpunkt.
Om begäran gäller en offentlig handling behöver den inte motiveras och den som begär informationen behöver inte heller uppge för vilket ändamål informationen ska användas.
När informationen som begärs är en sekretessbelagd handling, som endast kan utlämnas under vissa förutsättningar, ska den som begär handlingen kunna uppge informationens användningsändamål och bestyrka sin identitet. Kommunen kan begära ytterligare information om sådan behövs för att förutsättningarna för utlämnande av information ska kunna utredas.
Tidsfrister för behandling av informationsbegäranden
Information om offentliga handlingar ska lämnas ut så snabbt som möjligt, senast inom 2 veckor från inlämnandet av begäran. Om handlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller mer arbete än vanligt, lämnas informationen ut enligt överenskommelse.
Vörå kommuns informationslager och informationssystem
Med informationslager avses en uppsättning av informationsmaterial som används för en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet. Vörå kommuns informationslager består av informationssystem samt logiska och fysiska informationslager. I dessa informationslager och informationssystem sparas såväl personuppgifter som berörs av GDPR, som övrig data och information som hanteras av Vörå kommun i sin myndighetsuppgift och myndighetstjänst.
Vörå kommuns informationslager och register finns i både analog (papper) och digital (elektronisk) form. Vid behandlingen, förvaringen, arkiveringen och förstöringen av uppgifter och handlingar följer Vörå kommuns bestämmelser och förordningar i lag (kommunallagen, förvaltningslagen, EU:s dataskyddsförordning och den nationella dataskyddslagen, offentlighetslagen, informationshanteringslagen, uppgiftsspecifika speciallagar och arkivlagen).
Vörå kommun administrerar ett antal olika informationslager och –system, av vilka de mest väsentliga beskrivs sektorsvis nedan.
Centralförvaltningen:
Informationslager: Handläggning av ärenden som gäller skötsel av lagstadgade uppgifter. Centralförvaltningen producerar bl.a. protokoll, styrdokument och handlingar som hänför sig till fullmäktiges, kommunstyrelsens, revisionsnämndens och centralvalnämndens verksamhetsområde samt handlingar för informationsstyrning.
Informationssystem: dokument- och ärendehanteringssystem, portal för möteshandlingar, befolkningsregister, register över förtroendevalda, register över bindningar, avtalsregister, personregister för förrättande av val.
Personalförvaltning:
Informationslager: handläggning av ärenden inom personalförvaltningen. Personalförvaltningen producerar bl.a. protokoll, styrdokument och handlingar hänför sig till personalsektionens verksamhetsområde.
Informationssystem: dokument- och ärendehanteringssystem, personalförvaltningssystem, rekryteringstjänst, program för arbetstidsuppföljning, register för sysselsättningstjänster
Ekonomiförvaltning:
Informationslager: Handläggning av ärenden som gäller ekonomiförvaltning. Ekonomiförvaltningen producerar handlingar som bl.a. hänför sig till ekonomiplanering, bokslut, finansförvaltning, bokföring, fakturering, betalningsrörelse, kundregister, leverantörsregister, statistik, intern kontroll och riskhantering.
Informationssystem: dokument- och ärendehanteringssystem, ekonomiförvaltningens system för bokföring, anläggningstillgångar, fakturering, bankförbindelse.
Välfärdstjänster:
Informationslager: Handläggning av lagstadgade och frivilliga uppgifter som gäller välfärdstjänster och producerar bl.a. protokoll, styrdokument och handlingar som hänför sig till kommunens välfärdstjänster inom kultur-, ungdoms- och idrottsverksamhet, bibliotekets verksamhet och medborgarinstitutets verksamhet.
Informationssystem: dokument- och ärendehanteringssystem, biblioteksdatasystem, föreningsregister, system för bokning av lokaler/utrymmen och medborgarinstitutets kursadministrationsprogram.
Utbildning och småbarnspedagogik:
Informationslager: handläggning av ärenden som gäller grundläggande utbildning, undervisning på andra stadiet, annan undervisning och småbarnspedagogik och producerar bl.a. protokoll, styrdokument och handlingar som bl.a. hänför sig till bildningssektorns verksamhetsområde.
Informationssystem: dokument- och ärendehanteringssystem, elev-, lärar- och studerandeförvaltningssystem och småbarnspedagogikens system.
Tekniska tjänster:
Informationslager: handläggning av ärenden som gäller fastighetsskötsel, kommunalteknik, byggande och planläggning, miljövård samt vatten- och avloppsservice och producerar bl.a. protokoll, styrdokument och handlingar som hänför sig till tekniska nämndens, byggnads- och miljönämndens och planläggningssektionens verksamhetsområde.
Informationssystem: dokument- och ärendehanteringssystem, program för hantering av bygglov och tillsynsärenden, fastighetsregister och system för platsdata, system för kameraövervakning, vattendatasystem, register över kommunala vägar och miljövårdsmyndighetens system.
Öppen tillgång till datamaterial med hjälp av teknisk gränsyta
Informationsmaterialen finns inte öppet tillgängliga med hjälp av teknisk gränsyta.
Myndighet som fattar beslut om utlämnande av information
Fritt formulerade informationsbegäranden lämnas in till Vörå kommuns registratur som vidarebefordrar begäran till rätt myndighet i organisationen för svar.
Post: Vörå kommun
Registraturen
Vöråvägen 18
66600 Vörå
E-post: vora@vora.fi
Tfn: 06-382 1111